月次決算を早く締めるための、5つの基本

月次決算はなぜ早さが大事なのか

月次決算の目的は、経営判断に使える数字を早く手に入れることです。先月の売上や利益がすぐに分かれば、早めに手を打てます。逆に数字が出るのが遅いほど、判断も遅れてしまいます。月次決算は「正確さ」とともに「早さ」も大切な業務です。

締めが遅れる主な原因

• 領収書や請求書がなかなか集まらない
• いつまでに何を終えるか、締めのスケジュールが決まっていない
• 明細を一件ずつ手で入力している
• 確認する人が一人しかおらず、そこで止まる

早く締めるための5つの工夫

1. 締めのスケジュールを決める

「翌月〇営業日までに証憑を回収、〇営業日までに入力、〇営業日に確認」と、工程ごとの期日を決めます。目標が決まるだけで、締めはぐっと早くなります。

2. 証憑の提出期限を社内に周知する

経費の領収書や請求書の提出期限を決め、社内に繰り返し伝えます。提出をチャットやクラウドで受け付けると、集める手間も減らせます。

3. 銀行やカードの明細を自動で取り込む

多くの会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込む機能があります。手入力を減らすことは、早さとミス防止の両方に効きます。

4. 細かい金額は「見込み」で計上する

月次決算は、確定申告のための決算とは目的が違います。金額が確定していない費用は見込みで計上し、確定したら調整する、と決めておくと締めを待たずに済みます。

5. 作業をチェックリストにする

毎月の作業をチェックリストにしておけば、抜け漏れが減り、担当者が替わっても同じ手順で締められます。